Комуникацията по телефона

Развитие

„Здравей! Аз съм!”

Правилно поведение по телефона

В професионалния живот голяма част от общуването преминава по телефона. Събеседникът не вижда  жестовете и мимиките ни, но усеща промяната в настроението по гласа. Добре е да се усмихваме докато говорим по телефона. Това ще допринесе гласът ни да звучи по-приятелски  и учтиво. Подготвяйте се за такива разговори като поставите пред себе си документацията  с необходимите за разговора данни, за да реагирате  своевременно на въпроси  и да давате компетентни отговори. Няма нищо по-досадно от това събеседника ви непрекъснато да прелиства и търси нещо, или да ви отговаря с „не знам… предполагам, че…”Естествено има спонтанни обаждания с въпроси, на които не може да се  отговори веднага. В такъв случай предложете  на събеседника  да му се обадите  по-късно с компетентен отговор. Това се налага най-често при запитване по мобилен телефон, когато в съответния момент не се намираме на работното място или пред бюрото си..

Не бива да крещим или да шепнем по  телефона, а да говорим възможно най-ясно. Естествено,  препоръчително е да бъдем концентрирани. Така по-добре ще разберем въпроса,ще го анализираме  и ще можем да му отговорим адекватно.

Избягвайте обстоятелствените разговори

Колкото и да сме добронамерени по телефона следва да избягваме сложни изрази и банални фрази. Дори изречението „Мога ли да попитам за името ви?”звучи объркващо. Събеседника ви дори може да го възприеме като иронично или цинично. Изрази от типа на „Ще бъде ли прекалено, ако ви помолим да дойдете с копие от фактурата?”звучат надменно, независимо колко сме благоразположени. Например изречението „Ще ви се обадя отново в петък – удобно ли ви е тогава? Показва едновременно любезност и целеустременост за разлика от ”Би ли Ви било удобно, ако при определени обстоятелства пак се свържа  с Вас, за да се информирам относно актуалното състояние на нещата?”

Според едно американско изследване  дъвката активира кръвообращението и ни държи будни. Ако дъвчем дори заучаваме по-бързо новите думи. Но дъвченето на дъвка може да отговаря на доброто поведение само ако се извършва със затворена уста – включително и по телефона. Мляскането и тракането с долната челюст предизвиква неприятни асоциации сред околните. Също така не бива да дъвчем, да пием или да шумим, докато говорим по телефона. В противен случай събеседника ще се почувства пренебрегнат и объркан.

Телефонен секретар или SMS на мобилния телефон: не задавайте излишни въпроси!

Нека първо споменем, че е нелюбезно да затворим ако се включи телефонен секретар. От друга страна, спестете си излишните въпроси. Придържайте се само към К-техниката: кой, кого, кога, къде, какво, как?

Препоръка

Ако ви е трудно да говорите свободно с телефонен секретар, можете да си запишете  предварително отговорите  на основните въпроси с „К”. Тогава ще сте сигурни, че съобщението ще бъде пълноценно, и ще избегнете и необходимостта от повторно обаждане. Многократното обаждане създава впечатление за безпомощност.

SMS

Краткият начин на изразяване е типичен за все  по-предпочитаните „кратки съобщения”. Предимството им е неоспоримо: Съобщението ще достигне надеждно до получателя най-късно щом влезе в комуникационна мрежа.

Последователността на въпросите с „К” е индивидуална. Например „За съжаление, ще бъда чак след към 12 ч. в офиса, защото влакът ми закъсня. Поздрав. А.Лайтер”. Ясно сме казали най-важното,отговаряйки на въпроса: Кой? – аз, какво/ – ще закъснея, защо? – влакът има закъснение, кога? – 12 ч. къде? – в офиса.

Това съобщение е по-кратко от „Уважаеми господин X, влакът ми закъсня, затова ще мога да дойда в офиса към 12 ч. Моля да ме извините за закъснението. С уважение: Андреа Лайтнер”.

Получателят също не е необходимо да отговаря обстоятелствено. Едно кратко „няма проблем” и случаят е приключен.

Препоръка:

Понякога помага да можем да се погледнем отстрани по време на телефонен разговор. Ето защо можем да поставим малко огледало пред себе си от време на време да хвърляме  по един контролен поглед. Така ще установим дали правим гримаси,или изглеждаме приветливо.

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *